Voor een goede werkomgeving heb je gemiddeld 10 tot 15 vierkante meter kantoorruimte per medewerker nodig. Dit is inclusief werkplek en een deel van de gemeenschappelijke ruimtes. De exacte hoeveelheid hangt af van je type bedrijf, werkstijl en of je kiest voor flexwerken. In Nederland geldt volgens de NEN 1824 norm een minimum van 7m² per werkplek, maar voor een comfortabele en productieve werkomgeving is meer ruimte aan te raden.
Wat is de standaard kantoorruimte per medewerker?
De standaard kantoorruimte per medewerker ligt tussen de 10 en 15 vierkante meter voor traditionele kantoren. Dit is de algemeen geaccepteerde richtlijn die veel bedrijven hanteren bij het plannen van hun kantoorindeling. De Nederlandse NEN 1824 norm schrijft een minimum van 7m² per werkplek voor, maar dit is echt het absolute minimum voor een veilige werkomgeving.
In de praktijk zie je dat de meeste organisaties kiezen voor ruimere opzetten. Een standaard werkplek met bureau, stoel en wat bewegingsruimte vraagt al snel 6 tot 8m². Tel daar de benodigde ruimte voor gangpaden, kastruimte en een deel van de gemeenschappelijke voorzieningen bij op, dan kom je uit op die 10 tot 15m² per persoon.
Voor verschillende functies binnen een bedrijf kunnen de normen verschillen. Een medewerker die veel bezoek ontvangt of vertrouwelijke gesprekken voert, heeft meer ruimte nodig dan iemand die vooral achter de computer werkt. Managers en directieleden krijgen vaak 15 tot 20m² toegewezen, terwijl voor administratieve functies 8 tot 10m² volstaat.
Hoe bereken je de benodigde kantooroppervlakte?
De berekening van je totale kantoorruimte is vrij eenvoudig: vermenigvuldig het aantal medewerkers met de vierkante meters per werkplek en tel daar de gemeenschappelijke ruimtes bij op. Een praktische formule is: (aantal medewerkers × m² per werkplek) + 40% voor gemeenschappelijke ruimtes = totale kantooroppervlakte.
Stel, je hebt 20 medewerkers en je rekent met 12m² per persoon. Dan heb je 20 × 12 = 240m² aan werkplekken nodig. Voor de gemeenschappelijke ruimtes tel je daar 40% bij op, dus 96m². In totaal heb je dan 336m² kantoorruimte nodig. Deze berekening geeft je een goede basis om mee te starten.
Vergeet niet om ook rekening te houden met toekomstige groei. Als je verwacht binnen twee jaar te groeien naar 30 medewerkers, is het slim om daar nu al rekening mee te houden. Ook specifieke behoeftes zoals een grote ontvangstruimte, extra vergaderzalen of een showroom moet je meenemen in je berekening. Voor bedrijven die overwegen om kantoorruimte te huren, is het belangrijk om deze factoren vooraf goed in kaart te brengen.
Welke factoren bepalen hoeveel ruimte je nodig hebt?
De hoeveelheid kantoorruimte die je nodig hebt, hangt af van verschillende factoren. Het type werkzaamheden speelt een grote rol: creatieve teams die veel samenwerken hebben andere ruimtes nodig dan medewerkers die geconcentreerd individueel werk doen. Ook de mate waarin privacy nodig is voor het werk bepaalt hoeveel ruimte je moet reserveren.
Je bedrijfscultuur heeft ook invloed op de ruimtebehoefte. Een organisatie die veel waarde hecht aan persoonlijk contact en spontane ontmoetingen, zal meer gemeenschappelijke ruimtes willen dan een bedrijf waar iedereen vooral zelfstandig werkt. Het percentage medewerkers dat flexwerkt is ook belangrijk. Als de helft van je team regelmatig thuiswerkt, kun je met minder werkplekken toe.
Technologie speelt een steeds grotere rol in hoeveel ruimte je nodig hebt. Bedrijven die volledig digitaal werken hebben minder archiefruimte nodig. Teams die veel videobellen hebben juist behoefte aan stille ruimtes of phone booths. De aard van je business bepaalt dus in grote mate welke ruimtes je nodig hebt en hoeveel vierkante meter dat vraagt.
Wat is het verschil tussen open kantoren en privékantoren qua ruimte?
Open kantoren zijn veel efficiënter qua ruimtegebruik dan privékantoren. In een open kantooromgeving heb je gemiddeld 6 tot 10m² per persoon nodig, terwijl cellenkantoren al snel 10 tot 15m² per medewerker vragen. Dit verschil komt doordat je in open kantoren geen rekening hoeft te houden met tussenwanden en de bijbehorende loopruimte.
Het voordeel van open kantoren is dat je meer medewerkers kwijt kunt op dezelfde oppervlakte. Een ruimte van 100m² biedt plaats aan ongeveer 10 tot 12 mensen in een open setting, terwijl je in diezelfde ruimte maar 6 tot 8 privékantoren kwijt kunt. Daar staat tegenover dat open kantoren meer investering vragen in goede akoestiek en afscheidingen om geluidsoverlast te beperken.
Veel bedrijven kiezen tegenwoordig voor een combi-kantoor: een mix van open werkplekken en enkele privéruimtes. Dit geeft flexibiliteit voor verschillende werkstijlen en activiteiten. Voor zo’n combinatie reken je gemiddeld met 8 tot 12m² per medewerker, afhankelijk van de verhouding tussen open en gesloten ruimtes.
Hoeveel ruimte heb je nodig voor flexibele werkplekken?
Bij flexibele werkplekken werk je met een andere berekening dan bij vaste plekken. De vuistregel is dat je 0,7 tot 0,8 werkplek per medewerker nodig hebt wanneer je met hot-desking of activity-based working werkt. Dit betekent dat voor 10 medewerkers ongeveer 7 tot 8 flexibele werkplekken volstaan.
Deze besparing op werkplekken komt doordat nooit alle medewerkers tegelijk op kantoor zijn. Mensen werken thuis, zijn bij klanten of zitten in vergaderingen. Door slim om te gaan met de beschikbare ruimte en verschillende type werkplekken aan te bieden, kun je de bezettingsgraad optimaliseren. Denk aan sta-werkplekken voor kort werk, loungehoeken voor informeel overleg en concentratieplekken voor diepgaand denkwerk.
De ruimtebesparing bij flexwerken kan oplopen tot 30% van je totale kantooroppervlakte. Een bedrijf met 50 medewerkers dat normaal 600m² nodig zou hebben, kan met een goed flexconcept toe met 420m². Deze besparing kun je investeren in betere voorzieningen of gebruiken om kosten te besparen, vooral interessant als je kantoorruimte huurt in een dure locatie zoals wanneer je kantoorruimte huren Amsterdam overweegt.
Welke gemeenschappelijke ruimtes moet je meenemen in je berekening?
Naast werkplekken heb je verschillende gemeenschappelijke ruimtes nodig voor een goed functionerend kantoor. De belangrijkste zijn vergaderzalen, een pantry of kantine, toiletten, garderobe en een ontvangstruimte. Voor technische voorzieningen zoals een serverruimte of opslagruimte moet je ook ruimte reserveren. Al deze ruimtes samen vormen meestal 30 tot 40% van je totale kantooroppervlakte.
De grootte van deze ruimtes hangt af van het aantal medewerkers en de aard van je bedrijf. Voor toiletten reken je met minimaal één toilet per 15 medewerkers. Een pantry heeft minimaal 15 tot 20m² nodig voor basis voorzieningen. Vergaderzalen variëren van 10m² voor een kleine bespreekruimte tot 30m² of meer voor grote vergaderingen.
Het is slim om multifunctionele ruimtes te creëren. Een grote vergaderzaal kan ook dienst doen als presentatieruimte of trainingslocatie. De lunchruimte kan buiten lunchtijd gebruikt worden voor informele meetings. Door slim na te denken over het gebruik van ruimtes door de dag heen, kun je efficiënter omgaan met de beschikbare vierkante meters.
| Type ruimte | Richtlijn oppervlakte | Aantal personen |
|---|---|---|
| Kleine vergaderruimte | 10-15 m² | 4-6 personen |
| Grote vergaderzaal | 25-40 m² | 10-16 personen |
| Pantry/keuken | 15-25 m² | Tot 30 medewerkers |
| Toiletgroep | 15-20 m² | Per 15 medewerkers |
| Ontvangstruimte | 20-30 m² | Afhankelijk van bezoek |
Hoe kan je efficiënter omgaan met kantoorruimte?
Efficiënt omgaan met kantoorruimte begint bij een slimme indeling. Kijk kritisch naar hoe intensief verschillende zones gebruikt worden. Die vergaderzaal die maar twee keer per week bezet is? Misschien kun je die beter opdelen of multifunctioneel maken. Verticale opslag is een onderschatte manier om ruimte te besparen: gebruik de hoogte van je kantoor met wandkasten en stellingen.
Digitalisering biedt enorme mogelijkheden voor ruimtebesparing. Door archieven te digitaliseren kun je hele kamers vol ordners vervangen door een kleine server. Flexibele meubeloplossingen zoals inklapbare tafels en verrijdbare scheidingswanden maken het mogelijk om ruimtes snel aan te passen aan verschillende behoeftes.
Denk ook aan de flow in je kantoor. Plaats functies die veel samenwerken dicht bij elkaar. Zorg dat de koffiehoek centraal ligt zodat mensen elkaar natuurlijk tegenkomen. Door looproutes slim te plannen voorkom je dat je extra gangoppervlakte nodig hebt. Meet regelmatig hoe ruimtes gebruikt worden en pas je indeling daarop aan.
Wat zijn de voordelen van de juiste hoeveelheid kantoorruimte?
De juiste hoeveelheid kantoorruimte heeft direct effect op de productiviteit van je team. Medewerkers die voldoende ruimte hebben om comfortabel te werken, presteren beter en zijn minder snel afgeleid. Een goede balans tussen open ruimtes voor samenwerking en stille plekken voor concentratie zorgt voor een prettige werksfeer waar iedereen optimaal kan functioneren.
Ook op de gezondheid heeft de juiste ruimte een positief effect. Voldoende bewegingsruimte, goede ventilatie en natuurlijk licht dragen bij aan minder ziekteverzuim. Medewerkers die zich prettig voelen in hun werkomgeving zijn loyaler en blijven langer bij je bedrijf. Dit scheelt je recruitmentkosten en zorgt voor continuïteit in je team.
Vanuit kostenoogpunt is de juiste hoeveelheid ruimte ook belangrijk. Te veel ruimte betekent onnodige kosten, te weinig ruimte leidt tot ontevredenheid en verminderde productiviteit. Een professionele uitstraling naar klanten en partners is ook een voordeel van voldoende en goed ingerichte kantoorruimte. Het straalt succes en professionaliteit uit wanneer bezoekers een ruim en verzorgd kantoor binnenstappen.
Belangrijkste inzichten over kantoorruimte per medewerker
De algemene richtlijn van 10 tot 15m² per medewerker blijft een goed uitgangspunt voor de meeste kantoren. Deze hoeveelheid biedt voldoende ruimte voor comfortabel werken en de nodige voorzieningen. Belangrijk is om deze richtlijn aan te passen aan jouw specifieke situatie: je werkstijl, bedrijfscultuur en de mate van flexwerken bepalen je exacte ruimtebehoefte.
Flexibiliteit is het sleutelwoord voor moderne kantoren. Door slim om te gaan met werkplekconcepten zoals hot-desking en activity-based working kun je aanzienlijk besparen op ruimte. Vergeet niet dat gemeenschappelijke ruimtes net zo belangrijk zijn als werkplekken, deze maken meestal 30 tot 40% uit van je totale oppervlakte.
Of je nu een startup bent die zijn eerste kantoor zoekt of een gevestigd bedrijf dat wil optimaliseren, de juiste hoeveelheid kantoorruimte draagt bij aan het succes van je organisatie. Bij Co-Office begrijpen we dat elke organisatie unieke behoeftes heeft. We bieden flexibele kantooroplossingen die meegroeien met jouw bedrijf, of je nu 5 of 50 medewerkers hebt. Wil je ontdekken welke mogelijkheden er voor jouw situatie zijn? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de perfecte werkruimte voor jouw team.