Kantoorruimte omvat alle ruimtes die primair gebruikt worden voor administratieve werkzaamheden, zakelijke dienstverlening en intellectuele arbeid. Volgens het Bouwbesluit en vastgoedterminologie gaat het om ruimtes waar bureauwerk, vergaderingen en zakelijke activiteiten plaatsvinden. Dit kunnen traditionele kantoren zijn, maar ook moderne flexplekken, coworking spaces en zelfs thuiswerkplekken onder bepaalde voorwaarden. De belangrijkste kenmerken zijn de aanwezigheid van werkplekken, adequate verlichting, ventilatie en faciliteiten die nodig zijn voor kantoorwerk.
Wat is de definitie van kantoorruimte?
Kantoorruimte wordt officieel gedefinieerd als een ruimte die specifiek is ingericht voor het verrichten van administratieve werkzaamheden en zakelijke dienstverlening. Volgens het Bouwbesluit moet een ruimte aan bepaalde eisen voldoen om als kantoorruimte te worden aangemerkt, waaronder minimale afmetingen, daglichttoetreding en ventilatiemogelijkheden.
De primaire functie van kantoorruimte is het faciliteren van intellectuele arbeid. Dit betekent dat de ruimte geschikt moet zijn voor bureauwerk, computergebruik, telefoneren, administratie en andere vormen van kenniswerk. Een ruimte wordt pas als kantoorruimte beschouwd wanneer deze structureel voor deze doeleinden wordt gebruikt.
In de vastgoedterminologie maken we onderscheid tussen kantoorruimte en andere vormen van bedrijfsruimte op basis van het gebruik. Waar een winkel gericht is op verkoop en een magazijn op opslag, is kantoorruimte specifiek bedoeld voor denkwerk en administratie. Deze functionele indeling is belangrijk voor bestemmingsplannen en huurovereenkomsten.
Welke soorten werkplekken vallen onder kantoorruimte?
Verschillende werkplekconcepten vallen onder de noemer kantoorruimte, van traditionele kantoren tot moderne flexibele oplossingen. Traditionele kantoren met vaste werkplekken en eigen bureaus vormen nog steeds een groot deel van de kantoormarkt. Deze ruimtes bieden privacy en een vaste plek voor werknemers.
Open kantoortuinen zijn een populair concept waarbij meerdere werkplekken in één grote ruimte zijn ondergebracht. Dit bevordert samenwerking en communicatie tussen collega’s. Flexplekken gaan nog een stap verder: werknemers hebben geen vaste plek maar kiezen dagelijks een beschikbare werkplek.
Hot desks zijn werkplekken die door verschillende mensen op verschillende tijden gebruikt kunnen worden. Dit concept is vooral populair bij bedrijven die werken met ploegendiensten of veel thuiswerkers hebben. Activity based working ruimtes bieden verschillende zones voor verschillende soorten werk: stille plekken voor geconcentreerd werk, open ruimtes voor samenwerking en informele plekken voor creatieve sessies.
Al deze werkplekconcepten vallen binnen de definitie van kantoorruimte omdat ze primair bedoeld zijn voor bureauwerk en administratieve taken. Of je nu kiest voor een vast bureau of een flexibele werkplek, de functie blijft hetzelfde: het faciliteren van kenniswerk.
Vallen vergaderruimtes en overlegruimtes ook onder kantoorruimte?
Ja, vergaderruimtes en overlegruimtes zijn een integraal onderdeel van kantoorruimte. Deze gemeenschappelijke ruimtes zijn essentieel voor het functioneren van moderne kantoren en vallen daarom onder dezelfde categorie.
Vergaderzalen, boardrooms en brainstormruimtes zijn specifiek ingericht voor zakelijke bijeenkomsten. Ze beschikken over faciliteiten zoals presentatieschermen, whiteboards en videoconferencing apparatuur. Deze ruimtes maken het mogelijk om effectief samen te werken en belangrijke beslissingen te nemen.
Projectkamers en presentatieruimtes hebben vaak een flexibeler karakter. Ze kunnen worden ingericht naar de behoeften van specifieke projecten of presentaties. Deze ruimtes dragen direct bij aan de productiviteit en effectiviteit van zakelijke activiteiten.
Het is belangrijk om te begrijpen dat deze ruimtes niet los staan van de rest van het kantoor. Ze vormen een geheel met de werkplekken en andere faciliteiten. Bij het huren van kantoorruimte zijn vergaderruimtes vaak inbegrepen of beschikbaar als gedeelde faciliteit.
Wat zijn de standaard voorzieningen in kantoorruimte?
Kantoorruimte moet voorzien zijn van bepaalde basisvoorzieningen om functioneel te zijn. Internetaansluiting is tegenwoordig onmisbaar voor vrijwel alle kantoorwerkzaamheden. Snelle en betrouwbare connectiviteit is een must voor moderne bedrijven.
Verwarming en koeling zorgen voor een comfortabel werkklimaat gedurende het hele jaar. Volgens de Arbowet moet de temperatuur in kantoorruimtes tussen bepaalde waarden liggen om een gezonde werkomgeving te garanderen. Adequate ventilatie is eveneens verplicht.
Sanitaire voorzieningen moeten in voldoende mate aanwezig zijn, afhankelijk van het aantal werknemers. Een pantry of keuken biedt mogelijkheden voor koffie, lunch en informele ontmoetingen. Deze ruimte draagt bij aan het werkcomfort en de sociale cohesie.
Andere belangrijke voorzieningen zijn receptiediensten voor het ontvangen van bezoekers, beveiliging voor de veiligheid van mensen en eigendommen, en regelmatige schoonmaak en onderhoud. Sommige van deze diensten zijn wettelijk verplicht, andere verhogen het comfort en de professionaliteit van de werkomgeving.
Hoe zit het met ondersteunende ruimtes zoals opslagruimte en archiefruimte?
Ondersteunende ruimtes zoals opslagruimtes en archiefkamers horen functioneel bij kantoorruimte, maar worden niet altijd als zodanig geclassificeerd. De classificatie hangt af van het primaire gebruik en de locatie binnen het gebouw.
Opslagruimtes en archiefkamers die direct grenzen aan kantoorruimte en uitsluitend gebruikt worden voor kantoorbenodigdheden en documenten, worden vaak meegerekend als kantoorruimte. Dit geldt vooral wanneer deze ruimtes regelmatig bezocht worden door kantoormedewerkers.
Serverruimtes vormen een bijzonder geval. Hoewel ze essentieel zijn voor moderne kantoren, worden ze vanwege hun technische aard en specifieke klimaateisen vaak apart geclassificeerd. Printruimtes en postsorteerkamers bevinden zich in een grijs gebied: wanneer ze intensief gebruikt worden voor dagelijkse kantooractiviteiten, kunnen ze als kantoorruimte worden beschouwd.
Bij het huren van kantoorruimte is het belangrijk om duidelijke afspraken te maken over welke ondersteunende ruimtes bij de huur inbegrepen zijn. Sommige verhuurders rekenen deze ruimtes apart, anderen includeren ze in de totale kantooroppervlakte.
Valt een thuiskantoor ook onder kantoorruimte?
Een thuiskantoor kan onder bepaalde voorwaarden als kantoorruimte worden aangemerkt. Het belangrijkste criterium is of de ruimte zakelijk wordt gebruikt en of dit gebruik structureel is.
Voor de belastingdienst geldt dat een thuiskantoor alleen als bedrijfsruimte wordt erkend wanneer je er daadwerkelijk je onderneming vanuit runt. Dit betekent dat de ruimte grotendeels voor zakelijke doeleinden moet worden gebruikt en niet primair een privéfunctie mag hebben. Een logeerkamer waar je af en toe werkt, telt bijvoorbeeld niet mee.
Gemeentelijke regelgeving speelt ook een rol. Sommige gemeenten staan bedrijfsactiviteiten aan huis toe, andere hebben strikte regels. Wanneer je structureel klanten ontvangt of personeel in dienst hebt, kan een vergunning nodig zijn. Het bestemmingsplan van je woning bepaalt wat wel en niet mag.
Fiscaal gezien kun je kosten voor een thuiskantoor onder voorwaarden aftrekken. De ruimte moet dan wel aan bepaalde eisen voldoen en je moet kunnen aantonen dat je er daadwerkelijk ondernemingsactiviteiten verricht. Voor werknemers gelden andere regels dan voor zelfstandigen.
Wat is het verschil tussen kantoorruimte en bedrijfsruimte?
Kantoorruimte is een specifieke vorm van bedrijfsruimte, maar niet alle bedrijfsruimte is kantoorruimte. Het verschil zit in de functie en het gebruik van de ruimte.
Bedrijfsruimte is de overkoepelende term voor alle ruimtes waar commerciële activiteiten plaatsvinden. Dit omvat winkels voor detailhandel, magazijnen voor opslag en distributie, productieruimtes voor fabricage, en natuurlijk ook kantoren voor administratief werk. Elke categorie heeft eigen kenmerken en eisen.
In bestemmingsplannen wordt dit onderscheid duidelijk gemaakt. Een pand met bestemming ‘kantoor’ mag niet zomaar als winkel of magazijn gebruikt worden. Dit heeft te maken met verschillende eisen op het gebied van parkeren, bereikbaarheid, veiligheid en overlast voor de omgeving.
Voor ondernemers die kantoorruimte huren Amsterdam zoeken, is het belangrijk om te weten dat kantoorruimte meestal hogere huurprijzen kent dan bijvoorbeeld magazijnruimte, maar lagere prijzen dan winkelpanden op A-locaties. De voorzieningen en afwerking zijn specifiek gericht op kantoorwerk, wat de ruimte minder geschikt maakt voor andere doeleinden.
Welke flexibele kantoorconcepten vallen onder kantoorruimte?
Moderne flexibele kantooroplossingen hebben de definitie van kantoorruimte verbreed. Coworking spaces, waar professionals uit verschillende bedrijven samenwerken in een gedeelde omgeving, zijn volledig erkend als kantoorruimte.
Business centers bieden kant-en-klare kantooroplossingen met alle benodigde faciliteiten. Deze serviced offices zijn ideaal voor bedrijven die snel operationeel willen zijn zonder grote investeringen. Je huurt niet alleen een ruimte, maar een complete kantooroplossing inclusief receptie, vergaderruimtes en vaak zelfs secretariële ondersteuning.
Virtuele kantoren vormen een interessante categorie. Hoewel je geen fysieke werkplek huurt, krijg je wel een zakelijk adres, telefoonservice en toegang tot vergaderruimtes. Voor de wet geldt dit als een vorm van kantoorruimte, vooral belangrijk voor de vestiging van je bedrijf.
Hybride werkplekken combineren het beste van verschillende werelden. Je hebt toegang tot een vast kantoor wanneer nodig, maar kunt ook gebruikmaken van flexplekken op andere locaties. Deze concepten passen perfect binnen de moderne definitie van kantoorruimte en bieden oplossingen voor het nieuwe werken.
Hoe worden gemeenschappelijke ruimtes in kantoorpanden geclassificeerd?
Gemeenschappelijke ruimtes in kantoorpanden worden meestal proportioneel verdeeld over de huurders. Deze ruimtes zijn essentieel voor het functioneren van moderne kantoren en dragen bij aan productiviteit en welzijn.
Lounges en ontmoetingsruimtes bieden informele plekken voor overleg en ontspanning. Deze ruimtes bevorderen spontane ontmoetingen en kennisdeling tussen collega’s. Stilteruimtes zijn juist bedoeld voor geconcentreerd werk zonder afleiding, terwijl telefooncellen privacy bieden voor vertrouwelijke gesprekken.
Breakout areas zijn flexibele ruimtes die voor verschillende doeleinden gebruikt kunnen worden: van informele meetings tot creatieve sessies. Deze ruimtes maken deel uit van het activity based working concept, waarbij medewerkers de werkplek kiezen die past bij hun taak.
In moderne kantoorconcepten is de verhouding tussen privé kantoorruimte en gemeenschappelijke ruimtes aan het verschuiven. Waar vroeger 80% privé en 20% gedeeld was, zien we nu vaak een 60/40 of zelfs 50/50 verdeling. Dit weerspiegelt de veranderende manier van werken en de behoefte aan meer samenwerking en flexibiliteit.
Belangrijkste kenmerken van kantoorruimte samengevat
Na het doorlopen van alle aspecten kunnen we de belangrijkste kenmerken van kantoorruimte samenvatten. Kantoorruimte is primair bedoeld voor administratief en intellectueel werk, moet voldoen aan specifieke bouw- en veiligheidseisen, en omvat zowel werkplekken als ondersteunende faciliteiten.
Bij het identificeren van kantoorruimte kun je deze checklist gebruiken: Is de ruimte geschikt voor bureauwerk? Zijn er adequate voorzieningen zoals verlichting, ventilatie en internetaansluiting? Wordt de ruimte structureel voor zakelijke doeleinden gebruikt? Voldoet de ruimte aan de eisen uit het Bouwbesluit voor kantoren?
Voor het kiezen van de juiste kantooroplossing is het belangrijk om je behoeften goed in kaart te brengen. Hoeveel werkplekken heb je nodig? Welke faciliteiten zijn essentieel voor je bedrijf? Wil je flexibiliteit of juist een vaste locatie? Hoe belangrijk is de bereikbaarheid voor medewerkers en klanten?
Of je nu op zoek bent naar een traditioneel kantoor of een moderne flexibele oplossing, bij Co-Office vind je kantoorruimte die past bij jouw onderneming. We bieden diverse mogelijkheden, van private kantoren tot flexplekken in inspirerende omgevingen. Onze expertise in flexibele kantooroplossingen helpt je de perfecte werkplek te vinden. Neem contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.