Bij het verhuren van kantoorruimte moet je voldoen aan verschillende wettelijke regels. De belangrijkste regels vinden we in het Burgerlijk Wetboek, specifiek in de bepalingen over bedrijfsruimte (artikel 7:290 BW en 7:230a BW). Daarnaast spelen gemeentelijke regelgeving, belastingwetten en verzekeringsplicht een rol. Het grote verschil met woonruimteverhuur is dat bedrijfsruimteverhuur minder wettelijke bescherming biedt aan huurders, maar wel andere verplichtingen met zich meebrengt voor verhuurders.
Wat zijn de basisregels voor het verhuren van kantoorruimte?
Het verhuren van kantoorruimte wordt geregeld door het Burgerlijk Wetboek, waarbij artikel 7:290 BW specifiek gaat over bedrijfsruimte zoals kantoren en winkels. Deze wetgeving verschilt fundamenteel van de regels voor woonruimte, omdat bedrijfshuurders minder bescherming genieten maar wel andere rechten hebben.
De Huurwet voor bedrijfsruimte stelt dat je als verhuurder moet zorgen voor een schriftelijk contract, een duidelijke omschrijving van de gehuurde ruimte, en afspraken over onderhoud en gebruik. Gemeentelijke regelgeving kan extra eisen stellen, zoals bestemmingsplannen die bepalen welke bedrijfsactiviteiten toegestaan zijn in het pand.
Een belangrijk verschil met woonruimteverhuur is dat je bij kantoorverhuur meer contractvrijheid hebt. Je kunt bijvoorbeeld kortere huurtermijnen afspreken en de opzegtermijn is flexibeler. Wel moet je rekening houden met de wettelijke minimumtermijn van twee jaar voor kleinere kantoorruimtes (tot 230 m²), tenzij beide partijen expliciet voor een kortere periode kiezen.
Welke wettelijke eisen gelden er voor een huurcontract kantoorruimte?
Een huurcontract voor kantoorruimte moet minimaal de volgende onderdelen bevatten: de namen van huurder en verhuurder, een nauwkeurige omschrijving van het gehuurde, de huurprijs, de ingangsdatum en de huurtermijn. Ook afspraken over indexering, servicekosten en opzegtermijnen horen in het contract thuis.
Hoewel mondelinge huurovereenkomsten juridisch geldig zijn, is schriftelijke vastlegging altijd verstandig. Veel verhuurders gebruiken de ROZ-modellen (Raad voor Onroerende Zaken), die standaardcontracten zijn voor verschillende soorten bedrijfsruimte. Deze modellen bevatten alle wettelijk vereiste onderdelen en zijn door juristen opgesteld.
Voor kleinere kantoorruimtes tot 230 m² geldt sinds 2017 een wettelijke minimumtermijn van twee jaar. Dit beschermt kleine ondernemers tegen te korte huurperiodes. Wil je als verhuurder een kortere periode, dan moet de huurder hier expliciet mee instemmen en dit moet duidelijk in het contract staan. Voor grotere kantoorruimtes ben je vrij om elke gewenste huurtermijn af te spreken.
De opzegtermijn moet ook in het contract staan. Bij kantoorruimte is de wettelijke opzegtermijn minimaal één jaar, maar je kunt onderling een andere termijn afspreken. Let op: de opzegging moet altijd schriftelijk gebeuren, bij voorkeur aangetekend.
Wat is het verschil tussen 290- en 230a-bedrijfsruimte?
Artikel 7:290 BW bedrijfsruimte omvat kantoren, winkels en horecapanden waar een bedrijf direct contact heeft met publiek. Deze categorie biedt huurders meer bescherming, zoals het recht op voortzetting van de huur na afloop van de overeengekomen periode. Artikel 7:230a BW gaat over overige bedrijfsruimte zoals opslagruimtes, werkplaatsen zonder publieksfunctie en productiehallen.
Het belangrijkste verschil zit in de huurbescherming. Bij 290-bedrijfsruimte heeft de huurder na afloop van de eerste huurtermijn recht op verlenging, tenzij je als verhuurder zwaarwegende redenen hebt om dit te weigeren. Deze redenen zijn wettelijk vastgelegd en omvatten bijvoorbeeld wanprestatie van de huurder of eigen gebruik door de verhuurder.
Bij 230a-bedrijfsruimte bestaat dit verlengingsrecht niet automatisch. De huurovereenkomst eindigt gewoon op de afgesproken datum, zonder dat je als verhuurder een reden hoeft op te geven. Dit geeft je meer flexibiliteit, maar betekent ook dat huurders minder zekerheid hebben.
Voor jou als verhuurder is het belangrijk om vooraf te bepalen onder welke categorie je kantoorruimte valt. Een kantoor waar klanten over de vloer komen valt meestal onder 290-ruimte, terwijl een backoffice zonder publieksfunctie vaak als 230a-ruimte wordt gezien. Bij twijfel kun je dit het beste expliciet in het huurcontract vastleggen.
Hoe zit het met de belastingplicht bij kantoorverhuur?
Kantoorverhuur is in principe vrijgesteld van BTW, maar je kunt onder bepaalde voorwaarden kiezen voor BTW-belaste verhuur. Dit is vooral interessant als je huurder BTW-plichtig ondernemer is, omdat deze dan de BTW kan terugvorderen. Voor BTW-belaste verhuur moet je samen met de huurder een verzoek indienen bij de Belastingdienst.
De voorwaarden voor BTW-belaste verhuur zijn strikt. De huurder moet de ruimte voor minimaal 90% gebruiken voor BTW-belaste activiteiten. Denk hierbij aan reguliere bedrijfsactiviteiten, niet aan bijvoorbeeld medische of onderwijsactiviteiten die vaak BTW-vrijgesteld zijn. Ook moet je als verhuurder zelf BTW-ondernemer zijn.
Naast BTW moet je de huuropbrengsten aangeven voor de inkomstenbelasting (als particulier) of vennootschapsbelasting (als bedrijf). De huurinkomsten zijn belast, maar je mag wel kosten aftrekken zoals onderhoud, verzekeringen en afschrijvingen. Het is verstandig om een goede administratie bij te houden van alle inkomsten en uitgaven.
Let op: als je kiest voor BTW-vrijgestelde verhuur, kun je ook geen BTW terugvorderen op kosten die je maakt voor het pand, zoals verbouwingen of groot onderhoud. Dit kan financieel nadelig zijn, vooral bij grote investeringen in het pand.
Mag je zomaar kantoorruimte onderverhuren?
Onderverhuur van kantoorruimte is alleen toegestaan als dit expliciet in het huurcontract staat of als de hoofdverhuurder schriftelijke toestemming geeft. Zonder deze toestemming is onderverhuur een vorm van contractbreuk die kan leiden tot ontbinding van de huurovereenkomst.
Er is een belangrijk verschil tussen onderverhuur en indeplaatsstelling. Bij onderverhuur blijf je als hoofdhuurder verantwoordelijk voor de nakoming van het huurcontract. Je int zelf de huur bij de onderhuurder en betaalt deze door aan de verhuurder. Bij indeplaatsstelling draag je het huurcontract volledig over aan een nieuwe huurder.
Als verhuurder kun je voorwaarden stellen aan onderverhuur. Gebruikelijke voorwaarden zijn dat de onderhuurder het pand voor hetzelfde doel gebruikt, dat je vooraf goedkeuring geeft over de identiteit van de onderhuurder, en dat de hoofdhuurder aansprakelijk blijft voor alle verplichtingen uit het hoofdhuurcontract.
Voor huurders die flexibele kantooroplossingen zoeken, zoals bij het delen van werkruimtes, is het verstandig om dit vooraf goed te regelen. Maak duidelijke afspraken over hoeveel ruimte onderverhuurd mag worden en onder welke voorwaarden. Dit voorkomt discussies achteraf.
Welke verzekeringen zijn verplicht als verhuurder van kantoorruimte?
Als verhuurder van kantoorruimte ben je wettelijk niet verplicht om verzekeringen af te sluiten, maar het is wel sterk aan te raden. Een opstalverzekering dekt schade aan het gebouw zelf door brand, storm, water en inbraak. Deze verzekering is vooral belangrijk omdat je als eigenaar het risico draagt voor het gebouw.
Een aansprakelijkheidsverzekering voor verhuurders beschermt je tegen claims van huurders of bezoekers die schade lijden door gebreken aan het pand. Denk aan een bezoeker die uitglijdt door een kapotte vloertegel, of waterschade in de kantoorruimte door een lekkend dak.
In het huurcontract leg je vast wie welke verzekeringen moet afsluiten. Meestal verzekert de verhuurder het gebouw (opstal) en de huurder de inboedel en bedrijfsschade. Je kunt de huurder verplichten om een inboedelverzekering en bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering af te sluiten. Dit beschermt beide partijen bij schade.
| Type verzekering | Verantwoordelijke partij | Wat dekt het? |
|---|---|---|
| Opstalverzekering | Verhuurder | Schade aan het gebouw |
| Aansprakelijkheid verhuurder | Verhuurder | Claims door gebreken gebouw |
| Inboedelverzekering | Huurder | Schade aan inventaris |
| Bedrijfsaansprakelijkheid | Huurder | Schade aan derden |
Wat zijn je rechten en plichten als verhuurder van een kantoorpand?
Je belangrijkste plicht als verhuurder is de leveringsplicht: je moet de kantoorruimte op de afgesproken datum in goede staat ter beschikking stellen. Dit betekent dat de ruimte geschikt moet zijn voor het afgesproken gebruik, met werkende voorzieningen zoals verwarming, elektriciteit en sanitair. Ook moet je het huurgenot van de huurder respecteren, wat betekent dat je niet zomaar het pand mag betreden.
De onderhoudsplicht is verdeeld tussen verhuurder en huurder. Als verhuurder ben je verantwoordelijk voor groot onderhoud en structurele reparaties, zoals het dak, de fundering en de buitenkant van het gebouw. Klein dagelijks onderhoud, zoals het vervangen van lampen of het onderhouden van de cv-ketel, is meestal voor de huurder.
Je rechten als verhuurder omvatten het ontvangen van tijdige huurbetaling en het beëindigen van de huurovereenkomst volgens de afgesproken voorwaarden. Bij wanbetaling kun je de huur opzeggen, maar je moet wel de juiste procedure volgen. Eerst moet je de huurder schriftelijk in gebreke stellen met een redelijke termijn om alsnog te betalen.
Ook heb je het recht om het pand te inspecteren, maar alleen na afspraak met de huurder en op redelijke tijden. Bij het einde van de huurperiode mag je eisen dat de huurder de ruimte in de oorspronkelijke staat oplevert, minus normale slijtage. Het is verstandig om bij aanvang van de huur een opnamerapport te maken om discussies hierover te voorkomen.
Conclusie: zo verhuur je kantoorruimte volgens de regels
Het verhuren van kantoorruimte vraagt om kennis van verschillende wetten en regels. De belangrijkste punten om te onthouden zijn: zorg voor een goed huurcontract (bij voorkeur volgens ROZ-model), bepaal of je ruimte onder artikel 290 of 230a valt, overweeg BTW-belaste verhuur als dat voordeliger is, en sluit de juiste verzekeringen af.
Voor het opstellen van contracten is het verstandig om de juiste modellen te gebruiken en alle afspraken schriftelijk vast te leggen. Denk aan zaken als onderhoud, onderverhuur, opzegtermijnen en indexering. Een goed contract voorkomt discussies achteraf en beschermt zowel jou als verhuurder als de huurder.
Als je kantoorruimte wilt huren of elders in Nederland, is het belangrijk om de regels goed te kennen. De complexiteit van kantoorverhuur kan overweldigend zijn, vooral als je voor het eerst verhuurt. Bij Co-Office nemen we deze complexiteit weg door professionele ondersteuning te bieden bij het verhuren van flexibele werkruimtes. We zorgen voor correcte contracten, heldere afspraken en naleving van alle regelgeving. Heb je vragen over het verhuren van kantoorruimte of wil je weten hoe wij je kunnen helpen? Neem dan contact met ons op voor persoonlijk advies.