Wat te doen met lege kantoorruimte?

Lege kantoorruimte kan worden omgezet in een bron van inkomsten door verschillende strategieën toe te passen. De meest populaire oplossingen zijn onderverhuur aan andere bedrijven, het creëren van coworking spaces, of het tijdelijk verhuren voor evenementen en pop-up stores. Door flexibel te denken over je ruimte en open te staan voor nieuwe werkconcepten, kun je van een kostenpost een winstgevende investering maken.

Waarom staat kantoorruimte vaak leeg?

De belangrijkste reden voor kantoorleegstand is de verschuiving naar hybride werken sinds 2020. Veel bedrijven hebben ontdekt dat medewerkers productief kunnen zijn vanuit huis, waardoor ze minder vierkante meters nodig hebben. Dit heeft geleid tot een structurele verandering in hoe we over kantoorruimte denken.

Economische factoren spelen ook een grote rol. Bij economische tegenwind bezuinigen bedrijven vaak als eerste op huisvestingskosten. Ze verhuizen naar kleinere ruimtes of kiezen voor flexibele huurcontracten. In grote steden zoals Amsterdam zie je daarnaast een overaanbod aan kantoorpanden, vooral in oudere gebouwen die niet meer voldoen aan moderne eisen.

De werkpatronen zijn fundamenteel veranderd. Waar vroeger iedereen vijf dagen per week op kantoor was, werken teams nu vaak maar twee of drie dagen samen op locatie. Dit betekent dat veel bureaus en vergaderruimtes het grootste deel van de week ongebruikt blijven. Bedrijven worstelen met de vraag hoeveel ruimte ze echt nodig hebben voor deze nieuwe manier van werken.

Wat zijn de kosten van lege kantoorruimte?

De directe kosten van een leeg kantoor lopen snel op. Je betaalt niet alleen de maandelijkse huur, maar ook servicekosten, energierekeningen en gemeentelijke belastingen. Deze vaste lasten gaan gewoon door, of je de ruimte nu gebruikt of niet. Voor een gemiddeld kantoor kunnen deze kosten oplopen tot duizenden euro’s per maand.

Naast deze directe kosten zijn er ook indirecte kosten die vaak over het hoofd worden gezien. Een leegstaand pand verliest waarde omdat het niet onderhouden wordt zoals een gebruikt kantoor. Potentiële huurinkomsten die je misloopt vormen een gemiste kans. Als je bijvoorbeeld een verdieping van 200 vierkante meter leeg hebt staan, mis je maandelijks substantiële inkomsten die je had kunnen genereren door onderverhuur.

Het is belangrijk om snel te handelen bij leegstand. Hoe langer een ruimte leeg staat, hoe moeilijker het wordt om deze weer gevuld te krijgen. Verhuurders en makelaars zien langdurige leegstand als een waarschuwingssignaal. Dit kan leiden tot lagere huurprijzen of slechtere onderhandelingsposities bij contractverlenging.

Hoe kan je kantoorruimte onderverhuren?

Het onderverhuren van je kantoorruimte begint met het checken van je huurcontract. Veel contracten bevatten een clausule over onderverhuur, waarbij je toestemming nodig hebt van de verhuurder. Neem contact op met je verhuurder en leg uit waarom onderverhuur voor beide partijen voordelig kan zijn. Een bezette ruimte is vaak beter dan leegstand.

Start met marktonderzoek om de juiste huurprijs te bepalen. Kijk wat vergelijkbare ruimtes in de buurt kosten en pas je prijs daarop aan. Voor het promoten van je ruimte kun je verschillende kanalen gebruiken:

• Online platforms voor kantoorverhuur
• Sociale media en LinkedIn
• Je eigen netwerk en dat van collega’s
• Lokale ondernemersverenigingen

Bij het selecteren van huurders is het verstandig om een selectieprocedure op te zetten. Vraag naar referenties, check de financiële situatie van het bedrijf en maak duidelijke afspraken over het gebruik van gemeenschappelijke ruimtes. Zorg voor een goede onderhuurovereenkomst waarin alle rechten en plichten helder zijn vastgelegd. Een jurist kan je helpen bij het opstellen van zo’n contract.

Voor wie meer wil weten over de verschillende mogelijkheden, is het nuttig om de complete gids voor het vinden van de perfecte bedrijfsruimte te lezen. Hier vind je uitgebreide informatie over contractvormen en voorwaarden.

Wat is het verschil tussen onderverhuur en coworking?

Onderverhuur is het traditionele model waarbij je een deel van je kantoor voor langere tijd verhuurt aan één huurder. Je sluit een contract af voor minimaal enkele maanden, vaak een jaar. De huurder krijgt zijn eigen afgebakende ruimte en betaalt een vaste maandelijkse huur. Dit geeft je zekerheid over je inkomsten, maar beperkt je flexibiliteit.

Coworking daarentegen is een flexible model waarbij meerdere professionals of kleine bedrijven werkplekken delen. Je verhuurt niet een vaste ruimte, maar flexibele werkplekken per dag, week of maand. Dit vraagt meer management van jouw kant, maar kan hogere opbrengsten genereren per vierkante meter.

De keuze tussen beide modellen hangt af van je situatie. Heb je weinig tijd voor beheer en wil je zekerheid? Kies dan voor onderverhuur. Ben je bereid meer tijd te investeren voor mogelijk hogere opbrengsten? Dan kan coworking interessant zijn.

Welke creatieve oplossingen zijn er voor lege kantoorruimte?

Naast de traditionele verhuurmodellen zijn er tal van creatieve mogelijkheden om je lege kantoorruimte te benutten. Pop-up stores zijn populair bij retailers die tijdelijk een fysieke locatie zoeken. Je kantoor kan voor enkele weken of maanden worden omgetoverd tot winkel, vooral tijdens feestdagen of voor productlanceringen.

Evenementenruimte is een andere optie die goed werkt voor kantoren met grote open ruimtes. Denk aan:

• Workshops en trainingen
• Netwerkevenementen
• Productpresentaties
• Kleine beurzen of exposities

Voor creatieve ondernemers kan een kantoor worden getransformeerd tot kunstgalerie of expositieruimte. Kunstenaars zoeken vaak betaalbare ruimtes om hun werk te tonen. Je kunt een win-winsituatie creëren door hen ruimte te bieden tegen een kleine vergoeding of commissie op verkopen.

Opslagruimte is misschien minder spannend, maar wel praktisch. Veel bedrijven in de buurt hebben behoefte aan extra opslagruimte voor inventaris of archieven. Dit vraagt minimale aanpassingen aan je ruimte en levert stabiele inkomsten op. Ook trainingslocaties zijn in trek, vooral bij bedrijven die regelmatig personeel moeten scholen maar geen eigen trainingsruimte hebben.

Hoe maak je kantoorruimte aantrekkelijk voor nieuwe gebruikers?

De eerste indruk is belangrijk bij het aantrekken van nieuwe gebruikers. Zorg dat je ruimte er professioneel en uitnodigend uitziet. Een frisse verfbeurt, goede verlichting en moderne meubels maken een wereld van verschil. Investeer in flexibele inrichting die gemakkelijk kan worden aangepast aan verschillende gebruikers en doeleinden.

Moderne faciliteiten zijn een must. Snel en betrouwbaar internet staat bovenaan het lijstje van eisen voor de meeste huurders. Daarnaast waarderen gebruikers:

• Goede koffievoorzieningen
• Moderne vergaderfaciliteiten met presentatieschermen
• Klimaatbeheersing
• Voldoende parkeerplaatsen of goede OV-verbindingen

Bereikbaarheid speelt een grote rol in de aantrekkelijkheid van je ruimte. Als je kantoor goed bereikbaar is met het openbaar vervoer of dicht bij belangrijke snelwegen ligt, vermeld dit prominent in je marketing. Voor kantoorruimte huren Amsterdam geldt bijvoorbeeld dat nabijheid van metro- of tramhaltes een groot pluspunt is.

Flexibele voorwaarden maken je aanbod extra aantrekkelijk. Bied verschillende huurperiodes aan, van kortetermijncontracten tot langere commitments. Overweeg all-inclusive tarieven waarbij internet, koffie en schoonmaak zijn inbegrepen. Dit maakt het voor huurders makkelijker om snel aan de slag te gaan zonder zich zorgen te maken over extra kosten.

Wanneer is het tijd om je kantoorstrategie te heroverwegen?

Als je kantoor meer dan drie maanden voor meer dan 30% leeg staat, is het tijd voor actie. Dit is een duidelijk signaal dat je huidige opstelling niet meer werkt. Structurele leegstand kost niet alleen geld, maar ondermijnt ook de sfeer voor de medewerkers die er wel werken.

Hoge kosten in verhouding tot gebruik zijn een ander waarschuwingssignaal. Bereken hoeveel je per werkplek betaalt en vergelijk dit met marktconforme tarieven voor flexibele werkplekken. Als je eigen kosten significant hoger liggen, is het tijd om alternatieven te overwegen.

Veranderende bedrijfsbehoeften vragen om een flexibele aanpak. Misschien groeit je team snel en heb je juist meer ruimte nodig, of krimpt het en zit je met teveel vierkante meters. In beide gevallen kan het verstandig zijn om over te stappen naar een flexibelere oplossing. Overwegingen voor een nieuwe strategie zijn:

• Downsizing naar een kleiner kantoor dat beter past bij je huidige team
• Relocatie naar een gunstiger gelegen of moderner pand
• Overstap naar een flexibel kantoormodel met schaalbare ruimte
• Combinatie van een klein vast kantoor met flexibele werkplekken elders

Let ook op signalen van je medewerkers. Als zij klagen over de locatie, faciliteiten of sfeer, kan dit duiden op een mismatch tussen je huidige kantoor en hun behoeften.

Conclusie: van leegstand naar kansen

Lege kantoorruimte hoeft geen verliespost te zijn. Door proactief te handelen en open te staan voor nieuwe concepten, kun je van leegstand een kans maken. Of je nu kiest voor onderverhuur, een coworking concept, of creatieve tijdelijke invullingen, er zijn volop mogelijkheden om je ruimte rendabel te maken.

De sleutel tot succes ligt in flexibiliteit en het durven loslaten van traditionele ideeën over kantoorgebruik. De werkwereld is veranderd, en succesvolle bedrijven passen hun vastgoedstrategie hierop aan. Door slim gebruik te maken van flexibele werkconcepten kun je kosten besparen en tegelijkertijd een inspirerende werkomgeving creëren.

Voor bedrijven die worstelen met hun kantoorstrategie bieden wij bij Co-Office flexibele oplossingen die meegroeien met jouw behoeften. Of je nu op zoek bent naar manieren om je huidige ruimte beter te benutten of overweegt om over te stappen naar een flexibeler model, wij denken graag met je mee. Neem contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken en samen te werken aan een kantooroplossing die echt bij jouw bedrijf past.